Niszczenie danych – konieczność czy zbędny wydatek?
W dobie cyfryzacji, gdy dane stały się jednym z najcenniejszych zasobów, coraz częściej pojawia się pytanie: czy inwestowanie w profesjonalne rozwiązania do niszczenia danych to rzeczywiście konieczność, czy może tylko kolejny, niepotrzebny koszt generowany przez nadmierną ostrożność?

Niszczenie danych – co to właściwie znaczy?

Niszczenie danych to proces trwałego, skutecznego usuwania danych z nośników cyfrowych (np. dysków twardych, pendrive’ów, serwerów) czy dokumentów papierowych w taki sposób, by nie można było ich odzyskać żadną metodą. W przypadku nośników cyfrowych, samo „usunięcie” pliku z nośnika nie gwarantuje trwałego pozbycia się danych – informacje nadal pozostają zapisane, a ich odzyskanie jest możliwe nawet w mało wyspecjalizowanym laboratorium.

Konsekwencje braku właściwego zniszczenia danych

Przedsiębiorcy i przedstawiciele instytucji często bagatelizują temat niszczenia danych dopóki nie doświadczą wycieku wrażliwych informacji. Naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, takich jak np. RODO, mogą skutkować nie tylko utratą reputacji, ale i wysokimi karami finansowymi, sięgającymi nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego (przy czym zastosowanie ma kwota wyższa).

Niszczenie danych – sposoby

Trwałe niszczenie danych można przeprowadzić na różne sposoby, w zależności od rodzaju nośnika. Oto najczęściej stosowane metody:

Demagnetyzacja
Zalety:

• Szybkie i skuteczne zniszczenie danych z nośników magnetycznych (HDD, taśmy) pry użyciu łatwego w obsłudze urządzenia zwanego demagnetyzerem.
• Uniemożliwia odzyskanie danych nawet za pomocą zaawansowanych narzędzi.
• Umożliwia zniszczenie danych nawet z uszkodzonych nośników.
• Procedura zgodna z regulacjami dotyczącymi ochrony danych.
• Skuteczna metoda usuwania danych, rekomendowana przez NSA (National Security Agency).
• Proces demagnetyzacji jest niezwykle łatwy do przeprowadzenia i trwa krótko. Dodatkowo nie stwarza zagrożenia dla operatora urządzenia.
• Metoda ekologiczna – nośnik można poddać recyclingowi.

Wady:

• Nie działa w przypadku nośników półprzewodnikowych (SSD, karty pamięci).
• Po demagnetyzacji nośnik nie nadaje się do ponownego użytkowania.

Fizyczne niszczenie niszczarką
Zalety:

• Prosta i szybka metoda przy użyciu niszczarki.
• Niszczenie fizyczne można stosować w przypadku różnego rodzaju nośników: dysków twardych, dysków SSD, płyt, pendrive’ów itd.

Wady:

• Nie gwarantuje całkowitego zniszczenia danych – fragmenty nośnika mogą nadal zawierać istotne informacje.
• Nośnik po zniszczeniu nie nadaje się do ponownego wykorzystania.
• Niszczenie fizyczne utrudnia lub uniemożliwia odzysk cennych surowców, takich jak pierwiastki ziem rzadkich (REE), które są niezwykle istotne w kontekście zrównoważonego rozwoju.

Proces z użyciem deflashera
Zalety:

• Pozwala na skuteczne zablokowanie dostępu do danych – trwałe uszkodzenie wewnętrznych struktur nośnika. Impuls energetyczny niszczy wewnętrzne struktury układów scalonych, eliminując ryzyko odzyskania danych.
• Procedura zgodna z regulacjami dotyczącymi ochrony danych.
• Deflasher może być stosowany w profesjonalnych środowiskach z wysokimi wymaganiami bezpieczeństwa.
• Metoda ekologiczna – nośnik można poddać recyclingowi.

Wady:

• Umożliwia przeprowadzenie procesu tylko na nośnikach typu flash.
• Wysoka cena dla niektórych klientów.
• Deflasher nie jest powszechnie dostępny dla mniejszych firm czy użytkowników indywidualnych.

Nadpisywanie danych (wiping)
Zalety:

• Proces nadpisywania danych nie skutkuje fizycznym zniszczeniem nośnika.
• Nadpisywanie może być stosowane wielokrotnie na tym samym urządzeniu, co pozwala na dalsze jego użytkowanie.
• Dostępne są różne programy do nadpisywania danych, także darmowe.
• Metoda ekologiczna – nośnik można poddać recyclingowi.

Wady:

• Proces nadpisywania może być bardzo czasochłonny.
• Nadpisywanie nie zawsze gwarantuje 100% skuteczności.

Niszczenie danych: koszt vs. ryzyko

Z punktu widzenia finansowego, niszczenie danych może wydawać się kolejnym obciążeniem, zwłaszcza dla małych i średnich firm. Jednak gdy porównamy koszt jednorazowej inwestycji w profesjonalny sprzęt z potencjalnymi stratami wynikającymi z wycieku informacji, okazuje się, że to wydatek, który szybko się zwraca. Co więcej, posiadanie własnego urządzenia to pełna niezależność, bezpieczeństwo oraz eliminacja potrzeby angażowania firm trzecich.

Jeśli jednak z jakichś powodów zakup sprzętu nie wchodzi w grę – np. ze względu na niską częstotliwość niszczenia danych – można skorzystać z usług zewnętrznych firm specjalizujących się w tym obszarze. Trzeba jednak zachować dużą ostrożność, ponieważ na rynku działa wiele nieprofesjonalnych podmiotów, które nie spełniają podstawowych standardów bezpieczeństwa. Wybierając usługodawcę, warto upewnić się, że firma działa zgodnie z obowiązującymi przepisami, oferuje pełną dokumentację procesu, certyfikaty potwierdzające zniszczenie danych i stosuje się do norm branżowych. Sprawdź rzetelnego dostawcę usług niszczenia danych.

Resumując: najlepszym rozwiązaniem – pod względem długofalowego bezpieczeństwa i opłacalności – jest zakup odpowiedniego sprzętu. Jednak jeśli decydujemy się na outsourcing, kluczowe jest dokładne sprawdzenie wiarygodności i jakości usług danego wykonawcy.

Kiedy należy zniszczyć dane?

Dane powinny być niszczone zawsze wtedy, gdy przestają być potrzebne do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy ich dalsze przechowywanie jest niezgodne z przepisami prawa. Przykładów takich sytuacji jest wiele. Oto niektóre z nich:

• Likwidacja lub wymiana sprzętu IT – przed sprzedażą, oddaniem do naprawy lub zutylizowaniem komputerów, serwerów, dysków, pendrive’ów czy kart pamięci należy trwale zniszczyć przechowywane na nich dane, nawet jeśli urządzenie wydaje się „wyczyszczone”.
• Upływ okresu retencji dokumentacji – przepisy prawa precyzują, jak długo należy przechowywać określone dane. Po tym czasie nie tylko można, ale wręcz należy je zniszczyć.
• Zakończenie projektu lub usługi – jeśli dane były zbierane na potrzeby konkretnego projektu (np. kampanii marketingowej czy obsługi konkretnego zlecenia), po jego zakończeniu dane należy bezpiecznie usunąć, o ile nie istnieją podstawy do dalszego ich przechowywania.
• Zgłoszenie przez osobę fizyczną prawa do bycia zapomnianym (RODO) – każda osoba może zażądać usunięcia swoich danych, jeśli firma czy instytucja nie ma już podstaw prawnych do ich przetwarzania. W takich przypadkach dane muszą być trwale zniszczone.