Papierowe dokumenty od lat trafiają do niszczarki. Tymczasem dane zapisane na dyskach twardych, SSD, telefonach czy pendrive’ach często są pomijane w polityce bezpieczeństwa. Sprawdź, dlaczego bezpieczne niszczenie nośników elektronicznych powinno być standardem w każdej organizacji.

Trudno wyobrazić sobie dziś firmę, która wyrzuca poufne dokumenty papierowe do zwykłego kosza. Przez lata wypracowaliśmy dobre nawyki – umowy, faktury, dokumentacja kadrowa czy dane klientów trafiają do niszczarki, zanim zostaną zutylizowane. To standard, którego nikomu nie trzeba tłumaczyć.

Dlaczego więc tak często zapominamy o danych zapisanych na nośnikach elektronicznych?

Papier to już nie jedyne miejsce, w którym przechowujemy dane

Jeszcze kilkanaście lat temu większość informacji istniała w formie papierowej. Dziś sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Dokumenty tworzymy cyfrowo, korespondencję prowadzimy mailowo, a dane klientów, pracowników i kontrahentów przechowujemy na dyskach twardych, telefonach, pendrive’ach czy nośnikach kopii zapasowych. To właśnie tam znajdują się dziś najcenniejsze informacje przedsiębiorstwa.

Niszczenie nośników elektronicznych: usunięcie plików nie oznacza zniszczenia danych

Wiele osób nadal uważa, że wystarczy opróżnić kosz, sformatować dysk lub przywrócić urządzenie do ustawień fabrycznych. Niestety, w praktyce takie działania nie gwarantują trwałego usunięcia danych.

W zależności od rodzaju nośnika i zastosowanej technologii informacje mogą być nadal możliwe do odzyskania przy użyciu specjalistycznych narzędzi. Oznacza to, że wraz z pozornie bezużytecznym dyskiem z firmy mogą „wyjechać” dane klientów, dokumentacja finansowa, umowy, projekty, korespondencja czy własność intelektualna przedsiębiorstwa.

Bezpieczeństwo danych nie kończy się w momencie wymiany sprzętu

Wiele organizacji inwestuje znaczne środki w cyberbezpieczeństwo. Chronią sieci, wdrażają systemy wykrywania zagrożeń, szyfrują dane i szkolą pracowników. To niezbędne działania.

Warto jednak pamiętać, że bezpieczeństwo informacji obejmuje cały cykl życia danych – od momentu ich utworzenia aż do chwili, gdy przestaną być potrzebne. Ostatnim etapem tego procesu jest ich trwałe i nieodwracalne zniszczenie.

Jeżeli ten etap zostanie pominięty, wcześniejsze działania związane z ochroną danych mogą okazać się niewystarczające.

Niszczenie nośników elektronicznych To nie tylko kwestia zgodności z przepisami

Bezpieczne niszczenie nośników elektronicznych kojarzy się często wyłącznie z wymaganiami RODO. Tymczasem chodzi o znacznie więcej.

To element świadomego zarządzania informacją, ograniczania ryzyka oraz budowania zaufania klientów i partnerów biznesowych. Coraz więcej organizacji uwzględnia proces niszczenia danych również w ramach polityk bezpieczeństwa informacji oraz standardów takich jak ISO/IEC 27001.

W praktyce oznacza to, że ochrona danych nie kończy się w chwili wycofania urządzenia z eksploatacji. Kończy się dopiero wtedy, gdy mamy pewność, że zapisanych na nim informacji nie da się już odzyskać.

Czas spojrzeć na nośniki tak samo jak na papier

Niszczenie dokumentów papierowych stało się czymś oczywistym. Dziś podobne podejście warto zastosować wobec nośników elektronicznych.

Stare dyski twarde, dyski SSD, telefony, pendrive’y czy taśmy backupowe mogą zawierać znacznie więcej poufnych informacji niż całe archiwum papierowych dokumentów. Ich utylizacja nie powinna być więc traktowana wyłącznie jako pozbycie się zużytego sprzętu, ale jako ważny element procesu ochrony danych.

Na koniec warto zadać sobie jedno pytanie.

Czy masz pewność, że dane zapisane na nośnikach wycofywanych z Twojej organizacji rzeczywiście znikają bezpowrotnie?